ビレッジハウス・マネジメント（株）は15日、賃貸住宅の入居申込から入居中の各種申請手続きを自動化したと発表した。
同社では1月からフェーズ1として、住まい探しの問い合わせ対応や内見予約にAIを導入。6月からはフェーズ2を開始し、新規契約者の手続きにAI活用を拡大するとともに、入居中の各種申請手続きのオンライン化を推進してきた。
新規契約者は、専用の入居申込フォームから24時間オンラインで手続きが可能。申込時にアップロードされた書類情報は、AIが即時に読み取り、入力フォームへ自動反映。書類内容の整合性確認や、必要書類の判定をリアルタイムで行なう。申込情報はAIにより審査工程へ連携され、結果通知や契約開始日確定を自動で実施する。契約締結後の鍵渡し手続きは、専用フォーム上で希望日時を選択し、確定日時をSMSで受け取れるようにした。こうした取り組みの結果、従来約10日を要していた入居までのリードタイムを最大6日間短縮したという。
また、入居者専用の申請フォームを開設し、入居中の登録情報の変更、設備の修繕申し込みや保険加入、駐車場の追加契約・解約、各種証明書類のアップロードなどといった申請をオンラインで完結できる環境も整備した。
申込書類の検証や契約事務プロセスをAIが担うことにより、これらの業務に従事していたオペレーターの業務量を約10分の1に削減。さらに、フェーズ1・2を通じ、月間約5,530時間の業務時間削減を実現。70人で担っていた業務は、47人で同等の業務量とサービス水準を維持できているという。
同社では今後もAI活用を拡大していき、最終的には月間約1万890時間の業務効率化を見込む。